mail_corporativo

Por Wilson Rafael Ríos Ruiz

Mucho se ha discutido desde su aparición en el escenario tecnológico y legal si los mensajes de datos en forma de correos electrónicos deben o no ser equiparados a la correspondencia tradicional y, por ende, si el derecho fundamental de inviolabilidad de la correspondencia y demás formas de comunicación debe aplicarse mutatis mutandis a este nuevo medio de intercambio de información.

Para dejar abierto el debate y abordar este difícil tema, que sin duda tendrá posiciones en una y otra orilla, debemos tener como exordio el artículo 15 de la Constitución, donde se esbozan derechos fundamentales como el de la intimidad, el de protección de datos personales (hábeas data) y el de inviolabilidad de la correspondencia y demás formas de comunicación. Así mismo, es menester considerar los desarrollos legislativos que sobre estos preceptos constitucionales existen (ver recuadro).

Una herramienta de trabajo

La respuesta concreta al interrogante planteado, y por supuesto nuestra posición frente al tema, es que los recursos informáticos tanto de hardware como de software, incluido el acceso a internet, los ficheros y repositorios, así como el correo electrónico deben ser calificados de entrada por parte del patrono o empleador como una herramienta de trabajo que le pertenece, que utiliza el nombre de dominio de la compañía y que es otorgada por él a sus trabajadores o dependientes, en los términos establecidos por la legislación laboral colombiana (art. 60, num. 8º, CST). Por ende, el correo electrónico institucional u oficial asignado a un trabajador solo debe ser utilizado, en principio, para los fines relacionados con su objeto contractual o funciones.

Lo anterior no obsta para que el empleado o dependiente pueda utilizar estos recursos para algunos asuntos personales, siempre y cuando no impacten o generen consecuencias nocivas para la organización en la que trabaja.

Por lo tanto, es importante que el patrono o empleador entre a desvirtuar desde el principio la presunción o expectativa de privacidad que puede amparar al correo electrónico institucional u oficial.

Conocimiento informado

Para desvirtuar la presunción de privacidad que puede amparar al correo institucional, es necesario que el empleado o dependiente tenga conocimiento previo e informado de tal hecho, desde que firma, suscribe o acepta las condiciones generales a las que se somete en su relación laboral o legal.

Es así como los contratos laborales, los de prestación de servicios y todos los demás reglamentos que se consideren necesarios deben dejar claro, desde el principio, para el trabajador, empleado, dependiente, contratista o servidor público, que no se genera ningún tipo de expectativa de privacidad cuando se utilizan correos electrónicos institucionales u oficiales, pues se otorgan como herramientas de trabajo.

Adicionalmente, debe existir como premisa y presupuesto necesario una política o reglamento sobre “normas para el uso de los servicios de tecnologías de información y telecomunicaciones y recursos informáticos”. Incluso, los reglamentos de uso de servicios informáticos deben sugerirle al trabajador la apertura de una cuenta personal y privada con terceros, tales como los servicios gratuitos de correo (Hotmail, Yahoo, Gmail, etc.).

Por lo tanto, si un empleado, dependiente o servidor público utiliza el email que su patrono o empleador le asigna, se parte de la premisa de que se le asigna para cumplir y desempeñar su labor y, por lo tanto, el contenido de eseemail es una herramienta de trabajo, de propiedad e interés del empleador o patrono, susceptible de ser revisado en razón a su carácter no privado sino institucional u oficial.

Se debe dejar claro entonces desde el principio que el email no se equipara a la correspondencia epistolar o tradicional y que no existe una expectativa de privacidad o secreto de las comunicaciones vía email.

Queda abierta la discusión, y deberá contemplarse la posibilidad de entrar a regular a nivel positivo la situación planteada en el presente artículo, tal como lo pretende hacer Alemania, a través de su Draft Bill on Employee Data Protection.

Publicado originariamente por el autor en Ámbito Jurídico.

Categoría
Ideas

 

En web del Observatorio Iberoamericano de Protección de datos utilizamos cookies de terceros que almacenan archivos pequeños en su dispositivo. Las cookies se utilizan normalmente para permitir que el sitio funcione correctamente (cookies técnicas), para generar informes de uso de navegación (cookies de estadísticas) y para publicitar adecuadamente servicios y productos (cookies de creación de perfiles). En nuestro caso podemos utilizar cookies técnicas y estadísticas. Te recordamos que puedes elegir si deseas habilitar o no las cookies estadísticas.

  Cookie policy