La función documental en el gobierno electrónico: trasformacion de los registros y notarias en Venezuela

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Por Nayibe Chacón Gómez

El tema que será tratado a continuación se ubica dentro del estudio de la informática jurídica documental, particularmente aplicada al sistema registral y notarial venezolano.

En este sentido, la investigación ha sido dividida en dos partes; por un lado, se tratará la función documental entendida como parte de las tareas del Gobierno Electrónico; y por el otro lado, la transformación que han vivido los Registros (Públicos, Mercantiles e Inmobiliarios) y las Notarias en Venezuela, como consecuencia de los proyectos de modernización tecnológica que ha adelantado el Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores y Justicia (MPPRIJ).

I.- La Función Documental en el Gobierno Electrónico:

La Informática Jurídica Documental se presenta como un subtipo de la Informática Jurídica, la cual consiste en el tratamiento lógico y automático de la información legal.

Se desconoce cuando se empezó a utilizar el término de «Informática Jurídica», no obstante, los autores concuerdan que fue en los años 50 que comenzaron las investigaciones relativas al empleo de los medios informáticos en la recuperación de documentos jurídicos. Particularmente, el Profesor John Horty en la Universidad de Pittsburg, a través del Health Law Center, donde concibió la idea de crear un mecanismo del cual se pudiera tener acceso a la información legal de manera automatizada, ha sido reconocido como el precursor del uso de la tecnología para el acceso a la información jurídica.

Por su parte, la Informática Jurídica Documental o Documentaria, consiste en la creación y recuperación de información jurídica como leyes, doctrina y jurisprudencia, y se contrapone a la Informática Jurídica Metadocumental o Metadocumentaria, a través de la cual se ayuda o se apoya en la toma de decisiones, en la educación, investigación, redacción y previsión del Derecho, a través de sistemas de inteligencia artificial.

Se presume que esta clasificación o estos subtipos de la Informática Jurídica proviene del trabajo del año 1958 del jurista francés Lucien Mehl, titulado “Automatización en el mundo legal”, donde expuso bajo la denominación de “maquinas de leyes”, dos categorías: a) maquinas documentales, referidas a la creación y almacenamiento de documentos con relevancia jurídica; y b) maquinas de consulta, como grandes ficheros o bases de datos en los cuales se apoyaba la función judicial, e incluso la enseñanza de las ciencias jurídicas.

Es preciso delimitar el alcance de este trabajo, ya que nos proponemos presentar a la Informática Jurídica Documental o Documentaria como una de las funciones del Gobierno Electrónico, dado que la utilización de las Tecnologías de la Información y Comunicación procura la mayor eficiencia y efectividad de la organización del Estado y el logro de los máximos ahorros del erario público, alcanzando un modelo de servicios públicos, donde encontramos las funciones de los Registros y de las Notarias, de fácil acceso y ubicación que permite garantizar la seguridad jurídica de los actos al convertirse en un mecanismo para aumentar la transparencia de la gestión pública documental. A los efectos de este trabajo utilizaremos la definición de Director General de la Oficina de Tecnologías de Información del Ministerio de Ciencia y Tecnología en el 2005, Arturo Gallegos: “El Gobierno Electrónico en Venezuela significa el aprovechamiento de las Tecnologías de Información y Comunicación para aumentar la inclusión de amplios sectores que han estado al margen de la acción social del Estado.” Gallegos, Arturo (2005). ¿Qué es el Gobierno Electrónico? Directorio de Gobierno Electrónico Venezuela Ministerio de Ciencia y Tecnología (MCT). Disponible en:
http://www.gobiernoenlinea.gob.ve/directorioestado/gob_electronico.html (Carballo, 2011)

Teniendo en cuenta que el sistema registral y notarial forman parte de la administración pública, particularmente de la administración de justicia, nos referiremos en el siguiente punto a la metamorfosis que ha sufrido en esta última década, producto de la incorporación de las Tecnologías de la Información y Comunicación a los procesos de documentación pública.

II.- Transformación de los Registros y Notarias como garantía de seguridad jurídica de los documentos:

Con la entrada en vigencia de la Ley de Registro Público y del Notariado en el año 2001, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela extraordinaria Nº 5.556 de fecha 13/11/2001, reformada y publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela extraordinaria Nº 5.833 de fecha 26/12/2006, se planeo la reestructuración del sistema registral y notarial en Venezuela, que se fundamento en la automatización de estos servicios, tarea que correspondió desde sus inicios al Servicio Autónomo de Registros y Notarias (SAREN), ente adscrito al Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores y Justicia (MPPRIJ). Dicho proceso de automatización iniciado en el año 2002, formó parte de uno de los Convenios de Cooperación suscritos entre la República de Cuba y la República Bolivariana de Venezuela.

Sin embargo, hablar de la automatización de los Registros y Notarias no era un tópico nuevo en este país, ya que en los años 70 y 80 se encuentran proyectos de automatización, que fueron recogidos desde una perspectiva académica en el I Foro sobre Modernización del Sistema Notarial y Registral, organizado por el entonces Ministerio de Justicia en el año 1989, el cual contó con destacadas participaciones de prominentes juristas de la época, junto con la contribución de un ingeniero, quien presento, no solo la necesidad, ya conocida, de optimizar la función registral y notarial, sino que evidenció la fórmula para la automatización, incluso con la legislación vigente en la época.

No obstante, la modernización del sistema de los Registros y Notarias, tuvo que esperar un par de décadas más, y especialmente, un desarrollo más depurado de las técnicas informáticas de tratamiento documental para ver la luz. Los periódicos nacionales impresos y digitales destacaron a mediados del año 2008 la puesta en marcha de la primera parte de la automatización, la cual consistió en la incorporación de la tecnología representada por una software hecho a medida para los procesos que son llevados en los Registros Mercantiles e Inmobiliarios; así los Registros Principales y las Notarias tendrían que esperar su tiempo de ejecución, el cual corresponde a la segunda etapa del proceso de automatización emprendido.

De los reportes presentados por los entonces Directores del Servicio Autónomo de Registros y Notarias (SAREN), particularmente la  Abogada María Eugenia Urbina, Ex-Directora del SAREN, en una entrevista en diario Últimas Noticias, publicada en fecha 16/06/2008, los objetivos que se han procurado cumplir con la automatización de los procesos registrales se encuentran en cuatro pilares:

  1. Optimizar los tiempos y brindar seguridad jurídica: “una persona que requiera constituir una compañía o saber cuanto debe pagar en aranceles por determinada diligencia puede obtener esa información a través de la página web y acudir a las oficinas de Registros y Notarías ya con una información previa, lo que le permitirá agilizar su acción al saber cuánto debe pagar…”
  2. Crear una base de datos sobre los abogados en ejercicio, lo que permite a los registradores y notarios, verificar que éstos sean en realidad profesionales del Derecho: “pues se han dado casos en los que personas que no son abogados fungen como tales…”
  3. Contribuir a la prevención y el enfrentamiento de hechos ilícitos y situaciones de corrupción, como el lavado de dinero: “la información relativa a la venta de una casa estará a disposición de los entes que intervengan en este trámite. En cuanto a los vehículos tanto el Instituto Nacional de Transporte y Transito Terrestre (INTTT) como el Cuerpo de Investigaciones Científicas, Policiales y Criminalisticas (CICPC), así como los registros y notarias van a poder cruzar información acerca del vehículo en cuestión y así determinar si es legal, si está buscado por robo, o si tiene algún inconveniente legal por resolver.”
  4. Crear una “Planilla única y código de identificación” que se utilizará en todos los registros y notarías del país, en la cual quedará constancia de los pagos realizados: firma de un “convenio con el Banco del Tesoro, Banfoandes y el Banco Industrial de Venezuela, a fin de que a través de estas instituciones se lleven a cabo los pagos; y se verificará que se cancele sólo lo que dispone el ordenamiento legal. Se hará una conciliación que garantice que sólo se ha cobrado y recibido lo estipulado en la ley, de acuerdo con las transacciones hechas durante el día.”

Así la automatización de los Registros y Notarias a la luz de la legislación actual permite la creación de la ficha electrónica, entendida como la digitalización y transferencia a bases de datos de los todos los soportes físicos del sistema registral y notarial actuales; permitiendo que el proceso registral y notarial sea llevado a cabo íntegramente a partir de un documento electrónico.

La elaboración de la ficha electrónica trae consigo la necesidad de digitalizar la información o capturar los datos, lo cual ha requerido de la conjugación de dos procesos distintos, el primero dedicado a los datos existentes en las oficinas de Registros y Notarias, los cuales en la mayoría de los casos han sido procesados a través de “scanners” o lectores ópticos; y el segundo proceso referido a los datos nuevos, cuya captura electrónica se realiza de manera inmediata.

Por su parte, debemos destacar que desde el año 2009 y en virtud del artículo 24 de la Ley de Registro Público y del Notariado: La firma electrónica de los registradores o registradoras y notarios o notarias tendrá la misma validez y eficacia probatoria que la ley otorga.”, estos funcionarios cuentan con firma electrónica; es decir, con la posibilidad de emitir certificados electrónicos autorizados por la Superintendencia de Servicios de Certificación Electrónica (SUSCERTE), lo cual se puede traducir en la posibilidad de elaboración del documento público electrónico conjugando las normas de la Ley de Registro Público y del Notariado, y de la Ley sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas vigentes en nuestro país.

Ahora bien, la principal función de los Registradores y Notarios se encuentra en la firma o signatura de los documentos que le son presentados, “como cualquier funcionario administrativo, con su firma, lo que hace es “autorizar” o “aprobar” asientos, diligencias de cierre del diario y notas al pie del título, todo lo cual “califica” a las diversas funciones registrales a ellos encomendadas aunque con las peculiaridades funcionales y subjetivas.” (FERNÁNDEZ, p. 21.)

La necesidad de formas particulares entre ellas la intervención del Registrador o Notario, para la validez de un determinado negocio o acto jurídico, se le conoce como formalismo jurídico, el cual es susceptible de clasificación según la naturaleza y finalidad que el mismo ordenamiento jurídico ha dispuesto. Así tenemos que, en primer lugar, si estamos en presencia del formalismo constitutivo la finalidad del cumplimiento de determinas formas preestablecidas por el legislador, será la búsqueda de la seguridad jurídica de las partes contratantes con respecto a las obligaciones que están asumiendo en virtud del nacimiento del acto o negocio jurídico de que se trate.

En segundo lugar, cuando hablamos de formalismo probatorio, el propósito de su existencia es proporcionar seguridad jurídica a las partes contratantes y a los terceros, de la existencia del negocio o acto jurídico, en el momento de plantearse una controversia o litigio sobre el contenido y alcance de las obligaciones contraídas.

En tercer y último lugar, vemos el formalismo publicitario, cuya intención es suministrar seguridad jurídica a los terceros en general y en particular, que puedan tener algún  interés en el negocio o acto jurídico realizado por las partes, a través de la certeza del contenido de las obligaciones generadas por ese negocio o acto.

Siendo los Registradores y Notarios funcionarios del Estado y perteneciendo al aparato de la Administración Pública, ya que en Venezuela son subordinados de la Dirección de Registros y Notarias del Ministerio del Poder Popular para Relaciones Interiores y Justicia, son los encargados de otorgar seguridad jurídica a los actos de los particulares. De allí que la actuación de los Registradores y Notarios tiene como objetivo fundamental la seguridad jurídica, es decir, aquella que:

“se erige en el interés público fundamental; interés que es preciso proteger a través de todo el bloque normativo jurídico administrativo que puede y debe sustentarse de forma independiente respecto al ámbito jurídico mercantil… a pesar de la diferente naturaleza de estas instituciones registrales, les une a todas ellas el responder al interés público del logro de la seguridad jurídica en los diversos órdenes en que cada uno de ellos opera: en el tráfico jurídico-inmobiliario, en el mercantil, en el industrial e intelectual y en el del estado civil particular… desde una perspectiva de Derecho Privado, la inscripción o registración es el medio formal obligado para obtener una determinada protección jurídica y, en definitiva, la actividad administrativa propia de estas instituciones registrales opera en el marco de los derechos y las relaciones inter. privatos, produciéndose así un entrecruzamiento normativo y de efecto característico que obliga a delimitar e integrar un Derecho administrativo registral, relacionándolo necesariamente con otros sectores de nuestro ordenamiento.” (FERNÁNDEZ, pp. 23 y ss.)

Siendo la finalidad de la actividad Registral y Notarial la búsqueda de la seguridad jurídica, como la garantía dada a las personas, de su integridad física, sus bienes y sus derechos no serán objeto de ataques violentos, o que, de llegar a suceder, le serán asegurados por la sociedad protección y reparación. En un sentido subjetivo, seguridad pasa a ser la convicción que tiene un individuo de que sus derechos no serán modificados intempestivamente, por medio de la agresión, ejerciendo una acción contraria a las reglas y a los principios que rigen la vida en sociedad, ordenada por un sistema jurídico.

Así vemos que como anotara Pérez Luño, la seguridad jurídica supone dos aspectos, un aspecto estructural y otro funcional. En el primero, el aspecto estructural, la seguridad jurídica precisa de: a.- lege promulgata: una norma suficientemente publicada para que todos la conozcamos; b.- lege manifiesta: una norma clara que no induzca a error; c.- lege plena: una norma que evite campos no regulados sin orientación de principios de cómo decidir; d.- lege stricta: una norma que supone una clara jerarquía de normativa, derivada de la distinción de poderes; e.- lege previa: una norma que descarta la aplicación retroactiva de la ley, es decir, a situaciones preexistentes antes de la entrada en vigor; y, f.- lege perpetua: una norma que implica estabilidad en el derecho respecto a los derechos adquiridos, e igualmente, instituciones como la cosa juzgada, que prohíbe juzgar de nuevo situaciones sobre las cuales existe una decisión definitivamente firme. (PÉREZ LUÑO, pp. 22-23.)

En el aspecto funcional, la seguridad jurídica compele de la regularidad de la actuación de los órganos del Estado, que implica principalmente el sometimiento de estos órganos al principio de legalidad. “Un ordenamiento jurídico no puede llenar jamás las exigencias de la seguridad jurídica, a pesar de que sus normas sean técnicamente perfectas, si se carece de órganos idóneos de aplicación, pues en este caso se hace imposible la realización práctica de los principios legales, por más inspirados que ellos estén en cualquiera de los valores a que debe aspirar el Derecho.” (TOSTA, p. 83.)

Entendida como un todo armónico, la seguridad jurídica consiste en la realización plena del orden jurídico positivo apropiado para la estructura de la comunidad que rige. Resulta pues condición indispensable para el desarrollo de la vida de los integrantes de las comunidades, más aún, para la persistencia de las organizaciones colectivas, que los diferentes preceptos que integran el ordenamiento jurídico sean aplicados tal como lo pide el sistema.

La seguridad jurídica material o funcional se refiere a la previsibilidad de la conducta de las personas en la sociedad y si esa previsibilidad deriva de las reglas formales del sistema jurídico, Se trata de conocer si el cumplimiento de los contratos o de las obligaciones legales deriva de la operación del sistema jurídico.

En este orden de ideas, al referirnos a la seguridad jurídica, como finalidad del formalismo, debemos entender que los motivos que han inspirado al legislador moderno en mantener requisitos nacidos en el derecho romano, devienen de la necesidad tanto de las partes contratantes como de los terceros de conocer el alcance, validez y eficacia de las obligaciones que son asumidas por los intervinientes en el negocio o acto jurídico, toda vez que su desconocimiento puede producir daños.

La presencia de la seguridad jurídica como finalidad de las normas que imponen una determinada forma, bien sea para la existencia, validez o prueba del negocio jurídico, hace surgir particulares efectos. En el caso de las normas que prescriben ciertas formas, el incumplimiento de ellas, por parte de los intervinientes en el acuerdo de voluntades, conllevaran según el caso, a que se repute inexistente, ineficaz o que no surta prueba de las obligaciones y derechos que, de suyo, se derivan del negocio o acto mismo; estas sanciones al igual que la forma a cumplir, deben estar previamente establecidas en la norma, puesto que de ahí nace parte de la seguridad jurídica.

Siendo que la seguridad jurídica es un valor al cual aspira el Derecho, ésta depende tanto de la perfección de las normas, en cuyo caso, remitiéndonos al estudio que nos ocupa, podemos hablar de normas que establecen formas, modos o medios idóneos para la creación y prueba de los negocios o actos jurídicos, para alcanzar esa anhelada seguridad, tanto de las partes contratantes como de los terceros, dado que depende de ese elemento subjetivo o convicción de los individuos para que realicen sus actividades, ya sean civiles o comerciales, ajustados al ordenamiento jurídico y con el predominio de la buena fe.

A manera de conclusión, es preciso entonces reconocer que la intervención de la Administración Pública, aquí llamada Gobierno Electrónico, a través de los Registros y Notarias, en las actividades de los particulares e incluso en la vida ordinaria de la sociedad venezolana con  el empleo de las TIC’s busca una interacción más transparente, coordinada, coherente, ágil, eficaz y eficiente, aunque es un proceso complejo que implica grandes esfuerzos por parte de todos, que no todas las veces se manifiesta de la forma requerida. Es necesaria pues, la presencia de elementos que permitan asegurar no solo la seguridad jurídica, sino también la seguridad técnica, y más allá, la protección de la información en formato electrónico de los particulares.

Somos de la opinión que solo el conocimiento de la ciencia informática conjuntamente con la jurídica, y particularmente la aplicación de los métodos hoy conocidos, a la función pública pueden llevarnos a los resultados esperados, es decir, la eficiencia del Estado.

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