Facturacion Electronica Vs. Facturas Escaneadas en Colombia

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Por Ivan Dario Marrugo Jimenez

Si bien el comercio electrónico y en general todas las formas de intercambio de bienes y servicios en medios virtuales y el consecuente uso de herramientas informáticas han traído enormes beneficios al comercio y la sociedad en general, aun subsisten tramites y costumbres asociados a estos que dificultan o por lo menos entorpecen la simulación de equivalencia pretendida entre una venta hecha en le mundo físico y otra realizada en el mundo virtual. Esto en nada se opone a la existencia de una factura electrónica, antes por contera, atiende a los postulados de seguridad jurídica que también se exigen (en algunos casos con más rigor) a los medios electrónicos.

Precisamente el uso de la facturación electrónica cumple una doble finalidad, al permitir de una parte contar con los atributos propios de una factura comercial física en su ámbito intrínseco (comercial) y de otra el servir de documentos soporte para efectos fiscales o probatorios por ejemplo. La casi inexistente normatividad sobre Comercio Electrónico en Colombia permite el uso de esta herramienta para facilitar el intercambio de bienes y servicios en entornos virtuales y mediante el uso de medios electrónicos; así la ley 527 de 1999, mediante el establecimiento de parámetros como la equivalencia funcional otorgada a los documentos expresados como mensajes de datos, reconoce y permite el uso de la factura electrónica en los mismos términos y con los mismos efectos de validez respecto de las normas tributarias.

En el caso concreto podríamos preguntarnos si para efectos de las normas tanto fiscales como comerciales que regulan la materia, podemos considerar una Factura escaneada como una factura electrónica? Son equivalentes?

A este respecto podemos considerar que tal y como lo dispone el literal a. del Art. 1 del decreto 1929 de 2007 la Factura Electrónica: “Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, de conformidad con lo establecido en este decreto, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crédito” definición que entro a reemplazar la que consignaba el Decreto 1094 de 1996, en la que también señalaba que la Factura Electrónica es un documento computacional, lo que nos lleva a indicar con claridad que aun para las normas vigente y derogada, la Factura Electrónica es una herramienta especial que hace uso de medios electrónicos en su creación, disposición, modificación, conservación, exhibición y entrega.

Así mismo debemos tener en cuenta que de acuerdo con el Estatuto tributario la facturación es un proceso complejo que comporta diversos elementos los cuales se encuentran establecidos por los artículos 615 a 618 ibídem, el cual puntualmente en el Articulo 616-1 establece los documentos equivalentes a la factura de acuerdo con distintas modalidades, dentro de los cuales señala la Factura Electrónica. Así mismo estas normas establecen expresamente que el Gobierno nacional reglamentara los requisitos para que la equivalencia que se predica de la Factura electrónica tenga plena validez. Esta reglamentación fue realizada mediante el Decreto 1094 de 1996 derogado expresamente por el Decreto 1929 de 2007, por ello las exigencias de esta especial reglamentación se cumplen con el lleno de los requisitos establecidos para este instrumento. En este sentido y al verificar los requisitos para la validez de una factura electrónica en concreto debe cumplir con dos tipos de obligaciones: una material o formal relativa a los aspectos fiscales de la factura y otra obligación sustancial respecto de los medios electrónicos usados para la expedición y las herramientas para la conservación, disposición y posterior exhibición de la misma.

Acorde con estas dos obligaciones tenemos que conforme a los aspectos fiscales deben observarse idénticos requisitos de los solicitados a la factura de venta los cuales se establecen en el artículo 616-1 y 617 del Estatuto Tributario, mientras que de acuerdo con los requisitos sustanciales acudimos a los conceptos planteados por la Ley 527 de 1999 en la que se establecen específicamente las condiciones para que un mensaje de datos se considere equivalente funcional (junto con los atributos de Integridad, Confidencialidad, Autenticidad y No repudio de la información) a un documento escrito (en este caso la factura de venta).

Ahora bien, una factura escaneada mediante el proceso de captura óptica electrónica viene a ser la copia de una factura física la cual se obtiene mediante un procedimiento técnico de digitalización de una imagen del documento original o en copia. A tal efecto, supone la captura fotográfica en un medio digital de un documento en papel u otro elemento.

Así las cosas tendríamos entonces que son muy distintos los procedimientos para la generación de una Factura según sea obtenida mediante escáner o fotocopia y otra por el proceso complejo de utilización de medios electrónicos con uso de recursos como Certificados y firmas digitales. Es por ello que, lo que reglamentó el conjunto de normas conformado por el decreto 1929 de 2007 y la Resolución 14465 de Noviembre 28 de 2007, es el proceso para la implementación de Facturas electrónicas a quien pretende usarlas para el cumplimiento de las normas fiscales o tributarias sobre facturación. Estos requisitos antes mencionados, vienen a convertirse en el intricado camino que tiene que recorrer quien pretenda expedir facturación electrónica, los cuales lejos de ser extraños a los procesos contables y financieros de las empresas, comienzan a tener un gran auge sobre todo en industrias grandes en los que la facultad de expedir una factura vía electrónica, significa a la vez importantes ahorros en recursos asociados a la “tradicional” forma de facturar.

En estos términos tenemos, pues, que NO puede considerarse equivalentes las facturas electrónicas y las facturas escaneadas debido a que en síntesis aunque ambos incluyen uso de medios informáticos o electrónicos corresponden a dos herramientas e instrumentos distintos con finalidades diversas. Así la factura escaneada no podría colmar las expectativas de considerarse una factura electrónica ya que no cumple con los requisitos de Integridad, Confidencialidad, Autenticidad y No repudio de la información que se exigen a un mensaje de datos para que de el se repute equivalente funcional en los términos de la normatividad vigente en Colombia.

Por último señalamos que pese a que la reglamentación en Colombia de este mecanismo ha sido bastante rígida, el organismo de Administración de Impuestos con bastante tino ha implementado varias herramientas de e-goverment que permiten una relación más cercana con los ciudadanos y viene exhortando a los usuarios al mayor uso con estas, para distintos procesos como pago de impuestos y cumplimiento de obligaciones formales como el reporte de información a ella. Esta circunstancia permite prever o por lo menos esperar que en un futuro cercano se acepte el uso e implementación de Software que admita la digitalización certificada de facturas como ocurre en países como España.

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